▶ Assets ˃ Objekte
Ein Objekt hinzufügen
Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Objekte löschen und archivieren (für Admin-Nutzer)
Bilder zu Objekten hinzufügen
Objekte mit Personen verknüpfen
Häufige Fragen
Ein Objekt in Moderan bezeichnet eine Investitionseinheit mit einem Eigentümer oder Vermieter. Es kann aus mehreren Grundstücken und Gebäuden bestehen. In den meisten Fällen handelt es sich um ein Grundstück mit einem oder mehreren darauf befindlichen Gebäuden.
Beispiel: Ein Bürogebäude auf einem Grundstück.
Beispiel: Ein Produktionsstandort mit 4 Grundstücken und einem großen Industriegebäude.
Beispiel: Ein modernes, multifunktionales Stadtquartier mit einem Grundstück und fünf Gebäuden mit Büros, Einzelhandelsflächen und Gastronomie.
Ein Objekt hinzufügen
- Gehen Sie zu Assets > Objekte
- Klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN und füllen Sie die Felder im neuen Datenblatt aus:
Objekt* - Der Name Ihres Objektes. Dies ist ein Pflichtfeld.
Code - Ein frei definierbarer Marker, der die Identifizierung des Objektes erleichtert. Dieser Marker wird hauptsächlich für Schnittstellen genutzt.
Vermieter - Ein Vertragspartner (der Vermieter und/oder Eigentümer) für dieses Objekt. Klicken Sie auf + und fügen Sie den Namen des Vermieters hinzu oder wählen Sie eine Organisation aus der Dropdown-Liste aus, wenn Sie diese zuvor hinzugefügt haben.
Moderan verknüpft den Objektnamen und den Vermieter direkt mit allen zugehörigen Gebäuden und Mietverträgen. Wenn das Feld „Vermieter“ leer bleibt, wird der Vermieter dort nicht angezeigt.
Sie können den Vermieter jederzeit hinzufügen oder ändern – er wird automatisch bei allen verknüpften Gebäuden und Verträgen aktualisiert!
Objektwert - Fügen Sie den Objektwert zu Ihrer Information hinzu. Moderan bietet die Möglichkeit, die Entwicklung der Neubewertungen des Objekts zu verfolgen.
Klicken Sie einfach auf den Objektwert und fügen Sie im erscheinenden Tabellenfenster mit +NEU HINZUFÜGEN eine neue Zeile mit entsprechendem Datum und neuem Wert hinzu.
Jahr des Erwerbs - Das Datum, an dem das Objekt gekauft/erworben wurde.
Gruppe - Wenn Sie mehr als ein Objekt in Ihrem Portfolio haben, können Sie diese gruppieren: nach Städten, Ländern, Fonds usw. Die Gruppierung ermöglicht Ihnen, aggregierte Informationen über alle Objekte in der Gruppe zu erhalten.
Tipp: Sie können jedem Objekt beliebig viele Gruppen zuordnen. Trennen Sie bei mehreren gleichzeitigen Einträgen die Gruppen mit einem Komma.
Notizen - Sie können Notizen über das Objekt für sich und Ihre Kollegen hinzufügen.
Ein Teil der Informationen im Datenblatt eines Objektes wird automatisch aus anderen Tabs in Moderan aggregiert:
- Adressen, Gesamtgrundstück - aus Assets > Grundstücke;
- Gebäude - aus Assets > Gebäude;
- Gesamtmietfläche, Leerstand - aus Assets > Flächen;
- Aktive Mieter, Aktive verträge, Monatliche Mieterträge und Durchschnittsmiete - aus Verträge > Mietverträge
Um diese Informationen zu bearbeiten, müssen Sie Anpassungen direkt in den entsprechenden Tabs vornehmen.
Bearbeiten
Wenn Sie Informationen/Daten eines Objektes bearbeiten möchten, gehen Sie zu Assets > Objekte, klicken Sie auf den betreffenden Objektnamen und dann auf BEARBEITEN. Ändern oder ergänzen Sie die Informationen und klicken Sie auf SPEICHERN:
Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Objekte löschen und archivieren (für Admin-Nutzer)
Benutzerdefinierte Felder hinzufügen
Wenn Sie ein Feld vermissen, um wichtige Informationen zum Objekt einzugeben – z. B. einen Link zu einer Website – können Sie ein eigenes Feld erstellen.
Klicken Sie auf den BENUTZERDEFINIERTE FELDER-Button, geben Sie den Feldnamen ein und wählen Sie den Feldtyp (Textfeld, Nummernfeld, Ankreuzfeld, Datumsfeld).
Hinweis: Ein benutzerdefiniertes Feld wird für das gesamte Portfolio erstellt – es ist also nicht exklusiv für das Objekt, bei dem es ursprünglich hinzugefügt wurde.
Objekte löschen
Neu hinzugefügte Objekte können gelöscht werden, solange keine Grundstücke, Gebäude oder Flächen damit verknüpft sind.
Sobald Grundstücke, Gebäude oder Flächen mit einem Objekt verknüpft sind, kann das Objekt nicht mehr gelöscht werden. In diesem Fall müssen zuerst die Verknüpfungen aufgehoben werden.
Wir empfehlen dringend, die Option "Löschen" nur in besonderen Fällen zu verwenden (wenn ein Objekt versehentlich erstellt wurde). In allen anderen Fällen sollte die Option "Archivieren" verwendet werden. Auf diese Weise wird die gesamte Historie des Objekts archiviert, gepflegt und in den Berichten korrekt dargestellt.
Objekte archivieren
Wenn das Objekt verkauft, abgerissen oder an einen anderen Vermieter/Eigentümer übertragen wird, können Sie es archivieren:
Felder zum Ausfüllen:
- Archivierungsdatum* - Das angegebene Datum beendet alle fortlaufenden Berechnungen (für die Mietverträge und Nebenkosten). Wenn z.B. das Objekt verkauft wurde, Sie aber trotzdem die Einnahmen sehen wollen, ist das Datum sehr wichtig.
- Grund - Der Grund für die Archivierung: Wurde das Objekt verkauft, übertragen, abgerissen, etc.
ACHTUNG! Die Archivierung eines Objekts kann nicht vom Nutzer selbst rückgängig gemacht oder bearbeitet werden, auch nicht mit Administratorrechten. Wenn das Objekt versehentlich archiviert wurde oder das Archivierungsdatum nicht korrekt ist (dies hat direkte Auswirkungen auf die Berichte), wenden Sie sich bitte an den Moderan-Support - support@moderansolutions.com
Wenn das erste Objekt archiviert wird, wird automatisch die Gruppe ARCHIVE unter dem Objektfilter in der obersten Zeile in Moderan erstellt:
Archivierte Objekte können von allen Nutzern eingesehen werden, die zuvor Zugriff auf diese Objekte hatten.
Bilder zu Objekten hinzufügen
Sie können Fotos Ihres Objekts, Grundrissbilder und sogar animierte GIFs hinzufügen, um verschiedene Ansichten des Objekts darzustellen. Das geht ganz einfach: Klicken Sie auf den Bilddatei hochladen-Button oder ziehen Sie die Bilder direkt per Drag-and-Drop hinein. Mehrfach-Upload wird unterstützt – Sie können also mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
Tipp: Unterstützte Dateiformate sind: .bmp, .png, .jpg, .jpeg, .gif, .tiff
Objekte mit Personen verknüpfen
Sie können Kontakte von Personen, die mit einem Objekt in Verbindung stehen, speichern und schnell finden, z. B. Eigentümer, Facility Manager, Leasing-Manager usw.
Um Personen hinzuzufügen, klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN und füllen Sie die Felder aus:
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Verknüpfte Kontakte* - Wenn die Person bereits in Moderan vorhanden ist (erstellt unter Kontakte > Personen), können Sie sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. Wenn die Person nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie eine neue Person erstellen, indem Sie auf das Plus-Symbol (+) klicken
- Rolle - wählen Sie eine oder mehrere Rollen für eine Person aus. Standardmäßig sind diese Rollen verfügbar:
- Unterschriftsberechtigte
- Buchhaltung
- Technik
- Marketing
Tipp: Admin- Nutzer können weitere benutzerdefinierte Rollen für Personen erstellen (Admin > Einstellungen), z.B. Facility Manager, Leasing-Manager, etc.
Wenn eine Person mit einem Objekt verknüpft ist, zeigt das Datenblatt der betreffenden Person (Kontakte > Personen) alle Objekte an, zu denen diese Person in Beziehung steht:
Häufige Fragen
Ich habe ein Objekt mit einem Gebäude und zwei Eigentümern. Wie soll ich dieses Objekt erfassen?
Wenn Sie ein Objekt mit zwei Eigentümern haben:
1. Erstellen Sie zwei Objekte, indem Sie sie wie oben beschrieben anlegen. Auf diese Weise aggregiert Moderan die Daten für jeden Eigentümer.
2. Geben Sie dabei für die beiden Objekte die jeweiligen Vermieter/Eigentümer an.
Sie können denselben Objektnamen verwenden, sollten aber den Unterschied kenntlich machen (z. B. durch eine Zahl oder einen Buchstaben am Ende des Namens).
3. Erstellen Sie zwei separate Grundstücke und Gebäude, um den individuellen Anteil jedes Eigentümers widerspiegeln.
4. Fügen Sie die gleiche Gruppe zu jedem Objekt hinzu. Auf diese Weise können Sie die Gruppe verwenden, um die gesamten Objektdaten zu betrachten.
Hinweis: Sie müssen mindestens so viele Objekte anlegen, wie unterschiedliche Vermieter/Eigentümer an dem Objekt beteiligt sind.