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Tipp! Wenn Sie einen speziellen Anwendungsfall haben und die genaue Antwort hier nicht finden können, wenden Sie sich bitte an unseren Support im Moderan-Chat oder schreiben Sie an support@moderansolutions.com.


Kostenarten für Abrechnungszeitraum aktivieren

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Kostenarten für Abrechnungszeitraum aktivieren

 

In dieser Maske können Sie alle Kostenarten einrichten, die in diesem bestimmten Objekt verwendet werden und wie sie auf die Mieter im ausgewählten Abrechnungszeitraum verteilt werden sollen.


Beginnen Sie mit der Einrichtung, indem Sie auf +NEU HINZUFÜGEN klicken und eine Kostenart aus der Dropdown-Liste auswählen.




Wenn die Kostenart nicht in der Dropdown-Liste enthalten ist, kann sie unter Admin > Nebenkosteneinstellungen hinzugefügt werden (nur für Admin-Nutzer zugänglich).



Falls die Kostenart auch Teilkosten (im Sinne von Kostenunterpositionen) umfasst (zum Beispiel könnte Strom in Tagstrom und Nachtstrom unterschieden werden oder Wasser in Warmwasser und Kaltwasser), fügen Sie diese unter Teilkosteneinstellungen hinzu.


Teilkosten können auch für einige Sonderfälle genutzt werden, zum Beispiel:

  • Wenn beispielsweise der Strom für Kühlung oder Lüftung einen großen Teil des Gesamtstromverbrauchs ausmacht und Sie ihn deshalb separat messen und ausweisen möchten.
  • Ein Teil des Stroms wird zur Erzeugung einer anderen Kostenart verwendet: Wenn Sie z. B. eine Heizungsanlage im Gebäude haben und den Strom, den diese Anlage verbraucht, zu den Heizkosten hinzurechnen wollen, können Sie unter „Strom“ eine Teilkostenart „Heizung“ anlegen und diese in die andere Kostenart umwandeln (siehe Umrechnung von einer Kostenart zu einer anderen).


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Wählen Sie anschließend den korrekten Umlageschlüssel für die Verteilung des allgemeinen Anteils dieser Kostenart (d.h. ohne individuelle Verbräuche):


  • Aufteilung auf ausgewählte Mieter

Die gesamten Kosten werden zwischen jenen Mietern aufgeteilt, für die diese Kostenart gilt. Das bedeutet: Wenn für einen der Mieter Ausnahmen gelten (z. B. wenn er von dieser Kostenart ausgeschlossen ist, eine feste Gebühr hat usw.), werden diese Ausnahmen zunächst vom Gesamtbetrag der Kosten abgezogen, und dann wird der gesamte Restbetrag proportional auf die Mieter aufgeteilt, die an dieser Kostenart teilnehmen und keine Ausnahmen haben. Im Ergebnis führt dieser Umlageschlüssel dazu, dass keine Kosten beim Vermieter verbleiben, sondern der gesamte Betrag auf die ausgewählten Mieter umgelegt wird.


  • Vermietbare Fläche

Die allgemeinen Kosten werden auf die gesamte vermietbare Fläche des Objekts verteilt. Folglich zahlen die Mieter immer ihren proportionalen Anteil an diesen Kosten - Änderungen des Leerstands oder Ausnahmen für einzelne Mieter haben keine Auswirkungen auf andere Mieter. Im Ergebnis trägt der Vermieter die Kosten für leer stehende Flächen und die Differenz aufgrund von Ausnahmen, die einem Mieter gewährt werden.


  • Vermietete Fläche

Die allgemeinen Kosten werden nur auf die derzeit vermietete Fläche umgelegt. Folglich werden keine Kosten auf leerstehende Flächen umgelegt. Wenn sich der Leerstand ändert, ändert sich auch der Anteil jedes Mieters an diesen Kosten. Im Ergebnis trägt der Vermieter bei diesem Umlageschlüssel nur die Kostendifferenz für die Ausnahmen, die für die Mieter gemacht werden (falls vorhanden). Wenn beispielsweise mit einem Mieter vereinbart wurde, dass er für diese Kostenart nicht aufkommt, verbleibt sein Kostenanteil beim Vermieter. Besteht jedoch eine Vereinbarung, dass der Mieter einen Pauschalbetrag von zum Beispiel 50 EUR pro Monat für diese Kostenart zahlt, so erhält der Vermieter den Gewinn oder Verlust.


  • Einheitenbasiert

Die allgemeinen Kosten werden auf die angegebene Anzahl von Einheiten aufgeteilt. Bei diesem Umlageschlüssel werden die Flächengrößen des Gebäudes nicht berücksichtigt. Beispielsweise werden die Kosten manchmal zu gleichen Teilen auf die Anzahl der Mieter oder die Anzahl der Mieteinheiten aufgeteilt. Bei dieser Art der Aufteilung müssen Sie zusätzlich in den Vertragsbedingungen angeben, wie viele Einheiten jeder Mieter abdeckt. Die Differenz zwischen der Gesamtzahl der Einheiten und der Gesamtzahl der für alle Mieter angegebenen Einheiten (falls vorhanden) verbleibt beim Vermieter.


  • Individuelle Verbrauchsanteile

Die allgemeinen Kosten werden nach den jeweiligen Verbrauchsanteilen aufgeteilt. Dies wird normalerweise für gemessene Verbrauchskosten, z. B. Strom oder Wasser, verwendet. Wenn die individuellen Kosten bei Leerstand gemessen werden und beim Vermieter verbleiben, dann verbleibt auch der gleiche Anteil an den allgemeinen Kosten beim Vermieter.


Hinweis: Der Umlageschlüssel betrifft nur den allgemeinen Teil der Kosten (einschließlich geteilte Allgemeinzähler) und nicht den individuellen Verbrauch!



Flächengruppe: Standardmäßig werden die allgemeinen Kosten auf alle Flächen aufgeteilt. Manchmal wird die betreffende Leistung jedoch nur in einem begrenzten Bereich erbracht, der durch eine Flächengruppe definiert werden kann. Diese können Sie weiter unten im Abschnitt Flächengruppen erstellen definieren.


Bezugsgröße: Die Bezugsgröße zeigt Ihnen die Summe der m² oder Einheiten, auf die diese Kostenart aufgeteilt wird. Sie hängt von dem von Ihnen gewählten Umlageschlüssel und der gewählten Flächengruppe ab. Wenn Sie als Umlageschlüssel die vermietete Fläche gewählt haben, ändert sich dieser Wert von Monat zu Monat, je nach Leerstand. Vergewissern Sie sich immer, dass dies der korrekte Wert ist, den Sie benötigen.


Berechneter Tarif: Sobald Rechnungen für die betreffende Kostenart hinzugefügt werden, wird hier der Preis der allgemeinen Kosten pro m2 angezeigt. Der Wert wird automatisch errechnet und ist abhängig von dem gewählten Umlageschüssel.


Manueller Tarif: Sie können immer auch einen festen Preis pro m² oder Einheit festlegen. Der manuelle Tarif hat Vorrang vor dem berechneten Tarif - wenn Sie also den manuellen Tarif eingegeben haben, wird dieser anstelle des berechneten Tarifs verwendet.


Allgemeine Kosteneinstellungen:

  • In den meisten Fällen muss die Kostenart als Allgemeine Kostenart aktiviert werden; zum Beispiel, wenn die Rechnung über den Schlüssel "Vermietbare Fläche" umgelegt wird.
  • Einheit - Wählen Sie die entsprechende Einheit aus, die auf der Abrechnung angezeigt werden soll (m², Monat oder Wie in individuellen Kosteneinstellungen). Dies verändert nicht den gewählten Umlageschlüssel, sondern betrifft nur die Darstellung auf der Abrechnung.


Individuelle Kosteneinstellungen: 

  • Für gewöhnlich muss die Kostenart (auch) als Individuelle Kostenart aktiviert werden, wenn es zugehörige Messstellen/Zähler gibt.
  • Aktivieren Sie Zählerstände auf der Rechnung anzeigen um die Zählernamen und die Zählerstände auf den Abrechnungen für die Mieter anzuzeigen.
  • Weiterbelastung - Setzen Sie hier nur den Haken bei solchen Kostenarten, die direkt an Mieter weitergeleitet werden (zum Beispiel zusätzlich geleistete Arbeiten). Die betreffenden Mietverträge müssen Sie anschließend unter Rechnungen spezifizieren.
  • Die Angabe der Einheit in den individuellen Kosteneinstellungen legt fest, in welcher (physikalischen) Einheit die Kostenarbeit dargestellt wird. Für Strom kann dies zum Beispiel KWh oder MWh sein, für Wasser m³.


REPLIZIEREN. Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet. Um die Funktion zu aktivieren, klicken Sie bitte in einem der Spaltentitel auf den nach unten zeigenden Pfeil > Spalten > Häkchen bei Replizieren setzen:


Der häufigste Anwendungsfall: Sie möchten die Stromkosten (Verbrauch) und Netzentgelte getrennt umlegen und ausweisen, aber die Netzentgelte sollen genau so umgelegt werden wie die Stromkosten.


In diesem speziellen Fall würden Sie eine Kostenart Netzentgelt erstellen, die die Einstellungen für den Strom repliziert:



Wenn Sie auf die Schaltfläche "Replizieren" klicken und die Kostenart Strom auswählen, werden alle anderen Felder automatisch ausgefüllt (entsprechend den Einstellungen für die Kostenart Strom).


Tipp! Bei komplizierteren Fällen oder wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@moderansolutions.com.


Umrechnung von einer Kostenart zu einer anderen

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Umrechnung von einer Kostenart zu einer anderen


Sie können jede beliebige Kostenart in eine andere umwandeln, und zwar entweder den gesamten Verbrauch oder nur einen Teil davon (wenn spezielle Teilkostenzähler verwendet werden). In Moderan gibt es 3 Arten von Umrechnungen:



  • 1. Wie viele Einheiten der Umrechnungsquelle benötigen Sie, um 1 Einheit des Umrechnungszieles zu erzeugen? 

 

Ermöglicht die Umwandlung einer Kostenart oder des Verbrauchs bestimmter Zähler (für Teilkostenarten) in eine andere Kostenart. Die Kosten werden dann gemäß des Umlageschlüssels der Kostenart umgelegt, in die umgerechnet wurde. Beispiel: Sie verwenden eine Zentralheizung (kWh), um Wasser (m³) zu erwärmen > Sie bestimmen, wie viele Einheiten Heizung benötigt werden, um 1 Einheit Wasser zu erwärmen. Der Umrechnungssatz kann vom Service-Dienstleister abgerufen oder manuell berechnet werden.



Einige der am häufigsten verwendeten Umrechnungen:
Strom oder Gas wird in Wärmeenergie/Heizung umgewandelt; Gas oder Strom wird in Warmwasser umgewandelt.



  • 2. Quellkosten komplett in Zielkosten übertragen


Ermöglicht die vollständige Übertragung des Verbrauchs einer Kostenart oder ausgewählter Zähler auf den Verbrauch einer anderen Kostenart, der entsprechend den vorgenommenen Einstellungen auf die Mieter verteilt wird.


Sie möchten zum Beispiel das gesamte eingehende Gas als Wärmeenergie auf die Mieter umlegen.
Oder Sie möchten den Stromverbrauch eines Teilkostenzählers (z. B. Strom - Lüftung) in Wärme umrechnen.



  • 3. Verbrauch und Kosten der Umrechnungsquelle auf Umrechnungsziel übertragen


Ermöglicht die vollständige Übertragung des Verbrauchs und der Kosten der Umrechnungsquelle oder ausgewählter Zähler auf den Verbrauch und die Kosten einer anderen Kostenart, die gemäß den vorgenommenen Einstellungen auf die Mieter verteilt werden. 

Bei dieser Umrechnungsart ist der umgerechnete Verbrauch auch in den Berichten/Abrechnungen sichtbar (Linien grau markiert).


Sobald  Umrechnungen eingerichtet sind, können Sie die durchgeführten Berechnungen in dem separaten Tab Umrechnungen sehen:

Umrechnung in CO2-Emissionen

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Umrechnung in CO2-Emissionen 


Wenn Sie selbst Informationen über Ihre Gebäude-Emissionen sammeln oder Sie diese Daten für Ihre Mieter erheben möchten, aktivieren Sie die Umrechnung in CO2-Emissionen.

Hier fügen Sie nun für alle betreffenden Kostenarten den CO2-Umrechnungsfaktor hinzu. Die notwendigen Informationen erhalten Sie von Ihren Dienstleistungsunternehmen.



Sobald die erste CO2-Umrechnung angelegt ist, wird der neue Tab CO2-Emissionen angezeigt, auf der Sie den Anteil der CO2-Emissionen überprüfen können, der für jeden Mieter und für das gesamte Gebäude berechnet wurde:



Diese Informationen finden Sie auch unter Berichte > Nebenkosten pro Mieter bzw. Nebenkosten pro Objekt.

Diese Berichte sind aussagekräftiger, wenn Sie die Emissionen im Zeitverlauf betrachten und analysieren möchten.

Lesen Sie für weitere Informationen auch die Artikel zu den Berichten Nebenkosten pro Mieter und Nebenkosten pro Objekt.


Flächengruppen erstellen

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Flächengruppen erstellen


Sie können beliebig viele Flächengruppen erstellen und damit Sets von Flächen definieren, die sich bestimmte Kostenarten teilen. So können Sie zum Beispiel einzelne Etagen, Aufgänge, Gebäudebereiche als Gruppen erfassen. Sie können den Flächengruppen auch Zähler zuordnen, zum Beispiel für den Fall, dass sich verschiedene Mieter einen Zähler teilen.

 

Wählen Sie einfach alle Flächen aus, die zu einer Flächengruppe gehören, wählen Sie einen Namen für die Flächengruppe und hinterlegen ggf. zusätzliche Notizen. Speichern Sie anschließend die neue Flächengruppe. Sie können Flächengruppen jederzeit im ausgewählten Abrechnungszeitraum ändern.

Zähler aktivieren

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Zähler aktivieren


Sie können alle Zähler/Messstellen eines Gebäudes manuell anlegen. Wenn es sehr viele Zähler sind, ist der Moderan Support sehr gern beim Import der Zählerlisten behilflich. Schreiben Sie bitte an support@moderansolutions.com, wir stellen Ihnen gern das entsprechende Template für den Upload zur Verfügung.

Zusammenlegen von Kostenarten

▶ Nebenkosten > Einstellungen > Zusammenlegen von Kostenarten


Möglicherweise haben Sie Kostenarten mit separaten Rechnungen von Dienstleistern, die nach unterschiedlichen Regeln aufgeteilt werden. In den Abrechnungen für die Mieter wird jedoch nur eine Zeile für diese Kostenart angezeigt. Zum Beispiel könnte es zwei separate Rechnungen für Dienstleistungen wie Sicherheit oder Reinigung geben.


Außerdem können einige Kostenarten aus mehreren Komponenten bestehen. Eine Wasserrechnung des Versorgungsunternehmens kann beispielsweise drei separate Gebühren enthalten, die unterschiedlich auf die Mieter verteilt werden. Anstatt jede Gebühr separat auszuweisen, können diese Komponenten in einer einzigen Zeile zusammengefasst werden, z. B. Wasser allgemein:

  • Wasser und Abwasser (zählerbasiert)
  • Monatliche Gebühr für den Wasseranschluss (auf Grundlage der Flächengrößen umgelegt)
  • Regenwasser (auf Grundlage der Flächengrößen umgelegt).


Die Option zum Zusammenlegen von Kostenarten befindet sich ganz unten auf der Seite Einstellungen. Standardmäßig ist sie unter der Schaltfläche ANZEIGEN/AUSBLENDEN verborgen.

So legen Sie Kostenarten zusammen:


  1. Klicken Sie auf ANZEIGEN/AUSBLENDEN um alle Kostenarten anzuzeigen.
  2. Per Drag & Drop können Sie nun alle Kostenarten, die Sie zusammenlegen möchten, unter der Hauptkostenart (diejenige, die in der Abrechnung angezeigt werden soll).
  3. Um eine Zusammenlegung rückgängig zu machen, ziehen Sie einfach die subsummierte Kostenart zurück auf die graue Kopfzeile und lassen Sie sie los.

Tipp! Bei komplizierteren Fällen oder wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@moderansolutions.com.